書類セットとは？
従業員に合意を依頼する書類テンプレートをまとめたものを指します。
書類セットを作成するには事前に書類テンプレートを作成する必要があります。
書類テンプレートの作成方法はこちらです。
操作可能な権限
マスタアカウント(初期に発行されるアカウント)、システム管理者権限、人事管理者権限の
いずれかの権限が付与された従業員のみ操作が可能です。
作成方法
該当画面：グローバルメニュー＞契約書類設定
1．［契約書類設定］をクリックします。
2．［書類セット］をクリックします。
3．[新規作成]をクリックします。
4．下記項目を入力/選択します。
| No. | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| ① | ID [必須] |
半角英数字20文字以内で入力します。 |
| ② | セット名 [必須] |
書類セットの名称を50文字以内で入力します。 |
| ③ | 依頼送信 メール |
従業員へ合意依頼を送信する際のメールテンプレートを選択します。 メールテンプレート＞契約依頼で登録されているもののうち、 配信用途が「依頼送信」となっているテンプレートから選択します。 ※初期値は依頼送信サンプルが選択されています。 |
| ④ | 依頼再送信 メール |
従業員へ依頼を再送する際のメールテンプレートを選択します。 メールテンプレート＞契約依頼で登録されているもののうち、 配信用途が「依頼再送信」となっているテンプレートから選択します。 ※初期値は依頼再送信サンプルが選択されています。 |
| ⑤ | 合意完了 メール |
例えば従業員が書類の合意/確認が全て完了した場合に自動で送信されるメールです。 合意完了メールを送信する際のメールテンプレートを選択します。 メールテンプレート>契約依頼で登録されているもののうち、 配信用途が「合意完了」となっているテンプレートから選択します。 ※初期値は合意完了サンプルが選択されています。 |
| ⑥ | 有効ステータス | 有効か無効かを選択します。 |
| ⑦ | 表示順 | 書類セット一覧で表示される順番を設定します。 半角数字9桁まで入力えきます。 |
5．作成した書類テンプレートから選択します。
①利用するテンプレートにチェックを付けます。
②[利用するテンプレート]へ移動させます。
※書類テンプレートを検索して絞り込むこともできます。
【選択する書類テンプレートについて】
表示順書類テンプレートで登録されている表示順が適用されます。
表示順が重複している場合は書類テンプレートのID順で昇順となります。
書類テンプレート名
テンプレート名(管理者向け)で登録されている名称が表示されます。
登録されていない場合はテンプレート名(従業員向け)で登録されている名称が表示されます。
テンプレート名をクリックするとプレビュー画面へ遷移されます。
プレビュー画面についての詳細はこちらです。
6．移動後はこのように表示されます。
利用するテンプレートをドラック&ドロップして並び順を変更することができます。
設定した並び順は従業員への合意依頼時に表示される書類のページ順に反映されます。
7．［保存］をクリックします。
一度作成した書類セットの削除・項目編集は以下の制限があります。
【削除可能な条件】
・契約管理にて依頼に使用したことがない書類セット
※削除された書類セット及び登録されたデータは元に戻すことはできませんので、ご注意ください。
【項目編集が可能な条件】
・契約管理にて依頼に使用したことがない書類セット
・契約管理にて依頼に使用したことがあるがステータスが「進行中」の依頼に利用されていない書類セット
編集可能な項目
・ID
・セット名
・依頼送信メール
・依頼再送信メール
・合意完了メール
・有効ステータス
・表示順
8．緑のポップアップが表示されたら保存完了です。
書類セットの作成が完了したら従業員へ新規依頼を作成することができます。
詳細はこちらです。
書類セット一覧
書類セット作成後は以下のように一覧で表示されます。
表示件数の初期値は「50件」です。
| No. | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| ⑧ | No. | 書類セット一覧に表示される番号です。 書類セットが追加されると自動で付番されるものです。 |
| ⑨ | ID | 設定した書類セットのIDが表示されます。 |
| ⑩ | セット名 | 設定した書類セットの名称が表示されます。 |
| ⑪ | 関連書類 | 選択した書類テンプレート名が表示されます。 テンプレート名はテンプレート名(管理者向け)で 登録された名称が表示されます。 ※テンプレート名をクリックするとプレビュー画面へ遷移されます。 プレビュー画面についての詳細はこちらです。 |
| ⑫ |
メールテンプレート |
設定した書類セットに紐づく各種メールテンプレート名が表示されます。 ※テンプレート名をクリックすると該当のメールテンプレートの編集画面へと遷移します。 |
| ⑬ | 作成日 | 書類セットが作成された日付が表示されます。 |
| ⑭ | 有効ステータス | 有効か無効かのいずれかが表示されます。 |
| ⑮ | アクション | 編集またはコピーボタンが表示されます。 既に従業員へ合意依頼済みの書類セットは編集することはできません。 |