雇用契約機能サービスをご契約中の企業様のみ使用できます
書類テンプレートとは？
従業員と結ぶ契約書の雛形のことを指します。
書類テンプレートは、1企業IDにつき1000件まで登録することができます。
差し込み項目を用いると対象の従業員ごとの情報が挿入された書類が自動生成されます。
操作可能な権限
マスタアカウント(初期に発行されるアカウント)、システム管理者権限、人事管理者権限の
いずれかの権限を持つ従業員が操作できます。
作成方法
該当画面：グローバルメニュー＞契約書類設定
1．［契約書類設定］をクリックします。
2．[書類テンプレート]＞[テンプレート]をクリックします。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| No. | 書類テンプレート一覧に表示される番号です。 テンプレートが追加されると自動で付番され編集はできません。 |
| ID | 設定した書類テンプレートのIDが表示されます。 |
| テンプレート名 | 設定した書類テンプレート名が表示されます。 編集画面のテンプレート名(管理者向け)で入力した名称が表示されます。 テンプレート名(管理者向け)が未入力の場合は テンプレート名(従業員向け)で入力した名称が表示されます。 |
| 最終更新日時 | 登録されている書類テンプレートが更新された日時が表示されます。 |
| 書類ステータス | 編集中、依頼済み、依頼済み（使用中）のいずれかのステータスが表示されます。 [依頼済み（使用中）]ステータスの書類テンプレートは編集できません。 編集中：従業員へ書類の合意依頼をしていない場合 依頼済み：一度でも従業員に書類の合意を依頼したことがあるが、 有効な書類セットに使用されていない場合 依頼済み（使用中）：一度でも従業員に書類の合意を依頼していて、 且つ有効な書類セットに使用されている場合 |
| 労働条件通知 としての利用 |
有効か無効のいずれかが表示されます。 |
| 有効ステータス | 有効か無効のいずれかが表示されます。 |
| アクション |
編集 |
3．［新規作成］をクリックします。
ポン
書類テンプレートにはあらかじめサンプルがひとつ作成されており、
編集、コピー、削除が可能です。
4．下記項目を入力/選択します。
| No. | 項目 | 詳細 |
|---|---|---|
| ① | ID[必須] | テンプレートのIDを半角英数字20文字以内で入力します。 ※重複してIDを設定することはできません。 ※書類ステータスが依頼済みの場合は編集をすることが可能です。 |
| ② | テンプレート名 （従業員向け） [必須] |
従業員画面に表示される 書類テンプレートの名称を設定します。 50文字以内で入力します。 |
| ③ | テンプレート名 （管理者向け） |
管理者画面に表示される |
| ④ | カテゴリ | カテゴリタブで設定した中から選択します。 ※書類ステータスが依頼済みの場合は編集をすることが可能です。 |
| ⑤ | 労働条件通知 としての利用 |
この書類テンプレートによって作成された 書類の合意を依頼された従業員が、労働条件の電子通知の 希望の有無を選択できるようにするか否かを設定します。 有効を選択した場合 合意を依頼された従業員は、 労働条件の電子通知の希望の有無を選択できます。 無効を選択した場合 合意を依頼された従業員は、 電子通知の希望の有無を選択せずに書類に合意できます。 |
| ⑥ | 有効ステータス | 有効/無効から選択します。 ※既に書類セットまたは依頼に内包されている書類テンプレートの有効ステータスを‘‘無効”に変更した場合でも、 該当の書類セット、または依頼済みのものへ影響はありません。 ※書類ステータスが依頼済みの場合は編集をすることが可能です。 |
| ⑦ | 表示順 | テンプレート一覧に表示される表示順を設定します。 半角数字を9桁以内で入力します。 ※書類ステータスが依頼済みの場合は編集をすることが可能です。 |
5．レイアウトを編集します。
プレビュー/差し込み変数
| No. | 項目 | 詳細 |
|---|---|---|
| ① | HTMLプレビュー | HTML形式でプレビュー表示されます。 |
| ② | 書類プレビュー | レイアウト欄で作成した内容がプレビュー表示されます。 |
| ③ | データ差し込み プレビュー |
ジンジャーに登録されている従業員データが差し込まれた状態で プレビュー表示されます。 ※プレビューボタンを押下すると、 データを差し込む対象の従業員を選択する画面に遷移します。 ※選択した従業員によって、 プレビューで差し込まれるデータの内容が変動します。 |
| ④ | 名称で検索する | 差し込み変数を用いる際に、 項目名で検索する場合に選択します。 |
| ⑤ | 種別から絞り込む | 差し込み変数を用いる際に、 項目種別から絞り込んで検索をかける場合に選択します。 |
| ⑥ | 項目名 | 差し込み変数を用いる項目をプルダウンから選択します。 項目の検索条件は、④か⑤のいずれかを選択します。 |
| ⑦ | 差し込み変数 | ⑥で選択した項目が表示されます。 |
| ⑧ | 挿入 | レイアウト欄に差し込む場合にクリックします。 |
ツールバー
カーソルを合わせると、ツール名が表示されます。
レイアウト
6．［保存］をクリックします。
7．緑のポップアップが表示されたら作成完了です。