インポート機能を使用して、従業員の顔写真や雇用保険被保険者証などのファイルを一括登録する方法をご案内します。
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント(契約初期に発行されたアカウント)
・システム管理者権限
・人事管理者権限
・従業員管理者権限
・人事労務>インポートタブ>従業員管理[〇]
ファイルの一括登録方法
例)従業員の顔写真を一括登録する場合
1.アップロードをするファイルを用意します。
顔写真のファイル名は「社員番号.拡張子」となるように設定します。
顔写真の場合、画面上では縦横比1:1に縮尺された状態で表示されるため、画像サイズを適宜調整してください。
例)社員番号1の従業員の顔写真を保存する場合:1.png
2.圧縮対象のファイルをすべて選択した状態で、右クリック>[送る]>[圧縮(ZIP形式)フォルダー]を選択し、ZIPファイルを生成します。
ファイルアップロード時のルール
項目 | 内容 |
---|---|
アップロードできるファイル形式 | ZIP形式のファイルのみ |
ZIPファイルに格納できる拡張子 |
【顔写真】 JPG/JPEG/PNG 【顔写真以外】 JPG/JPEG/PNG/PDF ※履歴書は上記に加えてXLXS/XLSも可能 |
ZIPファイルサイズの上限 | 8MB以内 |
ZIPファイルに格納できるファイルサイズの上限 | 5MB以内 |
3.ジンジャーデータベース>インポートにて以下を選択し、[次へ]をクリックします。
メニュー選択:従業員管理
インポート種別:一括ファイル登録
4.ファイル種別を選択し、ZIPファイルを選択するかドラッグ&ドロップします。
※顔写真をアップロードする際のファイル種別は「顔写真」を選択してください。
5.[次へ]をクリックします。
6.[処理結果一覧]で処理状況を確認します。
7.処理が成功するとアップロードした画像が該当箇所に反映されます。
インポートの基本操作はこちら
ファイル種別詳細
ファイル種別ごとの詳細は下記のとおりです。
ファイルをアップロードする際は、指定されたファイル名を設定してください。
※ファイル名は、該当従業員の社員番号がabc、拡張子がpngの場合の登録例を記載しています。
ファイル種別 | ファイルの反映箇所 | ファイル名 | 拡張子 |
---|---|---|---|
履歴書 | 従業員管理>従業員名>採用>履歴書 |
社員番号.拡張子 |
PDF/JPG/JPEG/PNG /XLSX/XLS |
卒業証明書 | 従業員管理>従業員名>採用>卒業証明書 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
資格証明書 | 従業員管理>従業員名>資格・免許>資格証明書 | 社員番号[ID].拡張子 例)IDが「1」の場合 abc[1].png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
研修添付ファイル | 従業員管理>従業員名>研修>研修添付ファイル | 社員番号[ID].拡張子 例)IDが「1」の場合 abc[1].png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
労働契約書 | 従業員管理>従業員名>労働契約>労働契約書 | 社員番号[契約年月日].拡張子 例)契約年月が「2020/04/01」の場合 abc[2020-04-01].png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
番号確認書類1~2(本人) | 従業員管理>従業員名>マイナンバー>番号確認書類(本人) | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
番号確認書類 (扶養家族) |
従業員管理>従業員名>マイナンバー>番号確認書類(扶養家族) | 社員番号[No].拡張子 例)Noが「1」の場合 abc[1].png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
年金手帳 | 従業員管理>従業員名>社保・労保>社会保険>年金手帳 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
雇用保険被保険者証 | 従業員管理>従業員名>社保・労保>労働保険>雇用保険被保険者証 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
在留カード | 従業員管理>従業員名>社保・労保 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
就労資格証明書 | 従業員管理>従業員名>社保・労保>労働保険>就労資格証明書 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
就労ビザ | 従業員管理>従業員名>社保・労保>労働保険>就労ビザ | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
前職源泉徴収票 | 従業員管理>従業員名>職歴>前職源泉徴収票 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
職歴経歴書 | 従業員管理>従業員名>職歴>職務経歴書 | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
カスタム項目で設定したファイル ※レイアウト:項目追加(横) ※入力形式:ファイル |
カスタム項目の設定方法はこちら |
社員番号[日付].拡張子 abc[yyyy-㎜-dd].png 例)該当の日付が「2020/10/01」の場合 abc[2020-10-01].png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |
カスタム項目で設定したファイル ※レイアウト:項目羅列 ※入力形式:ファイル |
カスタム項目の設定方法はこちら | 社員番号.拡張子 例)abc.png |
PDF/JPG/JPEG/PNG |