書類テンプレートを作成する – ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務のオプション「書類配布」をご契約のお客さまのみ使用できます

書類テンプレートとは

従業員と結ぶ契約書の雛形のことを指します。
書類テンプレートは、1企業IDにつき3000件まで登録できます。
差し込み項目を用いると対象従業員の情報が挿入された書類が自動生成されます。

操作可能な権限

以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。

・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・システム管理者権限
・人事管理者権限

作成方法

1．ジンジャーデータベースにて、［書類設定］をクリックします。

データベース＞書類設定.png

2．書類テンプレートにて、［テンプレート］タブをクリックします。

テンプレートタブ.png

項目	詳細
No.	書類テンプレート一覧に表示される番号です。 ※自動付番され編集はできません。
ID	設定した書類テンプレートのIDが表示されます。
テンプレート名	設定した書類テンプレート名が表示されます。編集画面のテンプレート名（管理者向け）で入力した名称が表示されます。テンプレート名（管理者向け）が未入力の場合は、テンプレート名（従業員向け）で入力した名称が表示されます。
最終更新日時	登録されている書類テンプレートが更新された日時が表示されます。
書類ステータス	編集中/依頼済み/依頼済み（使用中）のいずれかのステータスが表示されます。編集中：従業員へ書類の合意依頼をしていない状態依頼済み：過去に従業員の依頼に使用したが、現在有効な書類セットに使用されていない状態依頼済み（使用中）：有効な書類セットに使用されている場合
労働条件通知としての利用	有効/無効のいずれかが表示されます。
有効ステータス	有効/無効のいずれかが表示されます。
アクション	編集テンプレートを編集できます。 ※契約管理にて送信済みの依頼には、編集内容が反映されません。コピー既存のテンプレート情報をコピーして新規作成できます。プレビュー作成したテンプレートをプレビュー画面で確認できます。削除作成した書類テンプレートを削除できます。 ※書類セットに登録された書類テンプレートは削除できません。

3．［新規作成］をクリックします。

ポン書類テンプレートにはあらかじめ下記のサンプルが作成されています。
サンプルをコピー/編集をして、書類テンプレートを作成できます。
sample1：労働条件通知書サンプル（無期雇用）
sample2：労働条件通知書サンプル（有期雇用）

書類テンプレート＞新規作成.png

4．下記項目を設定します。

書類テンプレート基本情報.png

「*」必須項目

項目	詳細
*ID	テンプレートのIDを半角英数字20文字以内で設定します。 ※重複したIDは設定できません。
*テンプレート名（従業員向け）	従業員画面に表示される書類テンプレートの名称を設定します。 50文字以内で設定できます。
テンプレート名（管理者向け）	管理者画面に表示される書類テンプレートの名称を設定します。 50文字以内で設定できます。 ※設定した名称は管理者のみに公開されます。
カテゴリ	事前に作成したカテゴリの中から設定します。
従業員の合意方法	下記の選択肢から設定します。署名と合意ボタンのクリック従業員は依頼対応時に署名と合意ボタンのクリックが必要です。確認ボタンのクリック従業員は依頼対応時に確認ボタンのクリックのみ必要です。署名は不要です。閲覧のみボタンも署名も表示されません。従業員依頼対応時に書類の確認のみできます。 ※労働条件通知としての利用が「有効」の場合は設定できません。
労働条件通知としての利用	有効/無効を設定します。有効：従業員が依頼に対応する際に、労働条件の電子通知の有無を選択できるようになります。 ※有効に設定した場合は、従業員の合意方法：閲覧のみは設定できません。無効：従業員が依頼に対応する際に、労働条件の電子通知の有無は選択できません。
有効ステータス	有効/無効を設定します。無効にした場合、下記の挙動が発生します。・依頼済みのテンプレートを無効にした際に、該当のテンプレートを含む書類セットの有効ステータスは無効になりません。・書類セットから該当の書類テンプレートのみ排除されます。 ※書類セットは有効な書類テンプレートのみの状態で、引き続き利用できます。・無効の書類テンプレートしか紐づいていない書類セットは、自動で有効ステータスが「無効」になります。
表示順	テンプレート一覧に表示される表示順を設定します。半角数字を9桁以内で設定できます。

5．レイアウトを編集します。

プレビュー/差し込み変数

書類テンプレート＞レイアウト.png

項目	詳細
［HTMLプレビュー］	HTML形式でプレビュー表示されます。
［書類プレビュー］	レイアウト画面で作成した内容がプレビュー表示されます。
［データ差し込みプレビュー］	登録されている従業員情報が差し込まれた状態でプレビュー表示されます。従業員一覧にて対象従業員の［プレビュー］をクリックすると、内容が確認できます。
名称で検索する	差し込み変数を用いる際に、項目名で検索できます。
種別から絞り込む	差し込み変数を用いる際に、項目種別から絞り込んで検索できます。
項目名	対象項目をプルダウンから選択します。
差し込み変数	項目名で選択した変数が表示されます。
［挿入］	レイアウト画面に差し込む場合にクリックします。

ツールバー

各ボタンをクリックし、文字の仕様などを編集できます。
カーソルをあわせると、ツール名が表示されます。

レイアウト画面

書類内容を編集できます。

6．［保存］をクリックします。

7．緑のメッセージが表示されたら完了です。