書類テンプレートを使用せず、ファイルをアップロードして新規作成依頼をする方法をご案内します。
ファイルをアップロードした依頼では、従業員が合意した際に合意マークが表示されません。
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・システム管理者権限
・人事管理者権限
・人事労務＞［契約管理］タブ＞契約管理［〇］
依頼の作成方法
1．［書類配布］をクリックします。
2．［新規依頼作成］をクリックします。
3．項目を設定し、［次へ］をクリックします。
「*」必須項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| *依頼件名 | 50文字以内で依頼名称を設定します。 従業員画面の契約書類一覧に表示される名称です。 |
| *期限日 | 依頼の期限を選択します。 |
| *基準日 | 発令年月日などの適用日の概念を持つ情報を反映させる場合に、いつ時点のデータを反映させるか、基準日を設定できます。 例）基準日を2024/8/1と指定した場合 2024/8/1時点で最新の履歴情報が書類テンプレートに反映されます。 |
| 送信先アドレス 種別 |
従業員管理＞従業員名＞基本情報＞Email（社用）またはEmail（個人）のどちらへ依頼を送信するか選択します。 |
| 依頼カテゴリ | 任意でカテゴリ分けすることができます。 依頼カテゴリで登録されている項目から選択します。 設定方法はこちら |
| 書類作成方法 |
書類の作成方法を設定できます。
|
4．項目を設定し、［次へ］をクリックします。
書類は10件まで追加できます。
5．送信対象者を選択します。
①送信対象者を選択します。
②［対象者追加］をクリックします。
6．［送信対象者］タブを確認し、［次へ］をクリックします。
7．従業員に通知する際に使用するメールテンプレートを選択し、［次へ］をクリックします。
8．内容を確認し、［作成］をクリックします。
9．［作成］をクリックします。
10．依頼の詳細画面へ移動します。
ファイルをアップロードして依頼する場合は、依頼の詳細画面からアップロードしてください。
一括アップロード方法
複数の従業員に一括でファイルをアップロードします。
1．対象依頼のアクションにある［詳細］をクリックします。
対象画面：書類配布＞対象依頼＞［詳細］
2．［未送信］タブにある［一括アップロード］をクリックします。
ファイルのアップロード画面に移動します。
3．詳細を設定します。
- どの書類に対してをファイルをアップロードするか選択してください。
依頼に書類が1件のみ設定されている場合は、対象書類が自動的に設定されます。 - アップロード方法を選択してください。
以下のどちらかを選択します。
・対象者の書類ごとに異なるPDFをアップロードする
・全ての対象者の書類に同じPDFをアップロードする
下記のアップロード方法を選択する場合はこちら
・住民税決定通知書（個人住民税特別徴収税額通知）をアップロードする
・パスワード取得用URLファイル（個人住民税特別徴収税額通知）をアップロードする
4．ファイルをアップロードします。
アップロードできる容量は1ファイルに対して10MBです。
アップロードできる件数は10件です。
それ以上を超えた場合は、エラーになりファイルを保存できません。
対象者の書類ごとに異なるPDFをアップロードする場合
PDFをまとめたZIPファイルを作成してアップロードします。
ポン
ZIPファイル内のPDFは対象者ごとに以下のファイル名で設定してください。
社員番号.pdf
例）123.pdf
全ての対象者の書類に同じPDFをアップロードする場合
用意したPDFをアップロードします。
5．［アップロード開始］をクリックします。
個別アップロード方法
対象の従業員ごとにファイルをアップロードできます。
1．対象依頼のアクションにある［詳細］をクリックします。
対象画面：書類配布＞対象依頼＞［詳細］
2．［未送信］タブにて、対象従業員の書類をクリックします。
「！」のマークが表示されている書類は、PDFまたはZIPをアップロードする必要があります。
3．アップロード方法を選択します。
以下のどちらかを選択します。
- PDFをアップロードする
- ZIPをアップロードする
4．ファイルをアップロードします。
アップロードできる容量は1ファイルに対して10MBです。
それ以上を超えた場合は、エラーになりファイルを保存できません。
5．［保存］をクリックします。
依頼の送信方法
書類作成後、対象の従業員に書類を送信する必要があります。
1．一括送信または個別送信ができます。
※1：一括送信の場合は対象従業員を選択し［一括送信］をクリックします。
※2：個別で送信する場合は［送信］をクリックします。
2．［送信］をクリックします。
・Email（社用）またはEmail（個人）が未登録の場合でも依頼を送信できますが、未登録者へメール通知はされません。
メール通知されない従業員は従業員画面から依頼内容を確認する必要があります。
従業員画面から合意する方法はこちら
・複数の書類セットを送付した場合でも、従業員に通知されるメールは1通です。
※メール内に各書類セットに移動できるURLが記載されています。