書類テンプレートを使用して依頼を作成する方法についてご案内します。
依頼を作成する前に
事前に書類テンプレートと書類セットの作成が必要です。
その後、新規依頼を作成し、従業員へ送信します。
書類テンプレートの作成方法はこちら
書類セットの作成方法はこちら
※すでに書類が作成されている場合は、書類のファイルをアップロードして依頼を作成できます。
ファイルをアップロードして依頼を作成する方法はこちら
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント(契約初期に発行されたアカウント)
・システム管理者権限
・人事管理者権限
・人事労務>[契約管理]タブ>契約管理[〇]
依頼の作成方法
1.ジンジャーデータベースにて[書類配布]をクリックします。
2.[新規依頼作成]をクリックします。
3.項目を設定し、[次へ]をクリックします。
「*」必須項目
項目 | 内容 |
---|---|
*依頼件名 | 50文字以内で依頼名称を設定します。 従業員画面の契約書類一覧に表示される名称です。 |
*期限日 | 依頼の期限を選択します。 |
*基準日 |
発令年月日などの適用日の概念を持つ情報を反映させる場合に、いつ時点のデータを反映させるか、基準日を設定できます。 |
送信先アドレス 種別 |
従業員管理>従業員名>基本情報>Email(社用)またはEmail(個人)のどちらへ依頼を送信するか選択します。 |
依頼カテゴリ | 任意でカテゴリ分けすることができます。 依頼カテゴリで登録されている項目から選択します。 設定方法はこちら |
書類作成方法 |
書類の作成方法を設定できます。
|
4.書類セットを設定し、[次へ]をクリックします。
5.送信対象者を選択します。
①送信対象者を選択します。
②[対象者追加]をクリックします。
6.[送信対象者]タブを確認し、[次へ]をクリックします。
7.メールテンプレートを確認し、[次へ]をクリックします。
書類セット作成時に選択したメールテンプレートが表示されています。
必要な場合は、適宜変更してください。
8.[作成]をクリックします。
9.[作成]をクリックします。
10.依頼の詳細画面へ移動します。
ファイルをアップロードして依頼する場合は、依頼の詳細画面からアップロードしてください。
詳細はこちら
依頼の送信方法
書類作成後、対象の従業員に書類を送信する必要があります。
1.一括送信または個別送信ができます。
※1:一括送信の場合は対象従業員を選択し[一括送信]をクリックします。
※2:個別で送信する場合は[送信]をクリックします。
2.[送信]をクリックします。
・Email(社用)またはEmail(個人)が未登録の場合でも依頼を送信できますが、未登録者へメール通知はされません。
メール通知されない従業員は従業員画面から依頼内容を確認する必要があります。
従業員画面から合意する方法はこちら
・複数の書類セットを送付した場合でも、従業員に通知されるメールは1通です。
※メール内に各書類セットに移動できるURLが記載されています。