書類を合意・確認・閲覧する方法をご案内します。
従業員の退職年月日が過ぎると、対応済み書類の確認はできません。
退職予定の従業員が依頼に対応する場合は、退職年月日を過ぎるまでに合意済み書類のダウンロード保管を推奨します。
ダウンロード方法はこちら
書類の種類について
管理者側にて事前に設定された下記の合意方法によって操作が異なります。
- 署名と合意ボタンのクリック
従業員は書類を閲覧し、署名と合意ボタンのクリックが必要です。 - 確認ボタンのクリック
従業員は書類を閲覧し、確認ボタンのクリックが必要です。
署名は不要です。 - 閲覧のみ
ボタンも署名も表示されません。
従業員は書類の閲覧が必要です。
書類の閲覧方法
合意依頼メールから
書類名をクリックすると対象書類の合意画面に移動し内容を確認できます。
※メールから合意画面に移動する場合もジンジャーにログインが必要です。
従業員画面の配布書類一覧から
対象画面：従業員画面＞配布書類
※デフォルトの表示件数は100件です。
| 中項目 | 内容 |
|---|---|
| 依頼日 | 管理者から書類を依頼された日が表示されます。 |
| 依頼名 | 管理者が依頼作成時に入力した「依頼件名」が表示されます。 新規依頼作成の方法はこちら |
| 書類 | 書類セットに含まれている書類テンプレート名が表示されます。 テンプレート名（従業員向け）の名称が反映されます。 書類セットの作成方法はこちら |
| 労働条件 通知 |
書類テンプレートの［労働条件通知としての利用］を設定する方法はこちら |
| 期限日 | 管理者が依頼作成時に設定した「期限日」が表示されます。 ※期限日が過ぎても合意できます。 |
| アクション | ［署名］：書類の詳細画面に移動します。 ［ダウンロード］：書類をダウンロードできます。 |
配布書類一覧にある「その他のステータスについてはこちら」のリンクにて詳細が確認できます。
書類の合意・確認方法
従業員は書類を確認後、下記方法で書類に合意・確認してください。
書類テンプレートの設定内容によって合意するまでの操作手順が異なります。
労働条件通知としての利用が有効である書類に合意・確認する
労働条件通知を電子通知で受け取る場合
1．従業員画面＞配布書類にて、対象書類の［署名］をクリックします。
2．［電子通知で受け取る］をクリックします。
3．内容を確認します。
「*」必須項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ［印刷］ | 書類を印刷できます。 |
| ［ダウンロード］ |
書類をPDF形式でダウンロードできます。 ※ダウンロードした書類を印刷する場合はこちらをご参照ください。 |
| 電子通知で受け取る 書類を再選択する |
労働条件通知方法の選択画面へ戻り電子通知か書面通知かを再選択できます。 対象書類を一度合意、差し戻しのいずれかの対応をすると、通知方法を再選択できません。 |
| 署名 | 氏名それぞれ50文字以内で入力します。 従業員管理＞従業員名＞基本情報の「戸籍氏名」で登録されている氏名を入力します。 |
| 労働条件を電子通知で受け取ることに同意する | 対象書類の通知方法が電子通知の場合は署名した上で、チェックを入れてください。 ※チェックを入れないと合意できません。 |
4．［合意］または［確認］をクリックします。
合意方法が「閲覧のみ」で設定されている場合はボタンは表示されません。
・一度合意・確認すると取り下げできません。
・労働条件通知方法も変更できません。
5．書類が複数ある場合は、すべての書類を確認します。
6．緑のメッセージが表示されたら完了です。
手続きが完了すると通知メールが自動送信されます。
合意後の書類内容はメール内に記載されている書類テンプレート名をクリックすると確認できます。
合意済みの書類をダウンロードする場合はこちら
労働条件通知を書面通知で受け取る場合
1．従業員画面の契約書類一覧から対象書類の［署名］をクリックします。
2．［書面通知で受け取る］をクリックします。
3．［確認］をクリックします。
4．書類内容を確認し、［合意］または［確認］をクリックします。
5．すべての書類に合意・確認すると緑のメッセージが表示されます。
手続きが完了すると通知メールが自動送信されます。
合意後の書類内容はメール内に記載されている書類テンプレート名をクリックすると確認できます。
合意済みの書類をダウンロードする場合はこちら
ダウンロードした書類を印刷する場合はこちら
6．従業員が書面通知を選択した場合は、管理者にて書面通知を完了する必要があります。
書面通知の完了方法はこちら
労働条件通知としての利用が無効である書類に合意する
1．従業員画面＞配布書類にて、対象書類の［署名］をクリックします。
2．画面下部の署名欄に入力し、［合意］または［確認］をクリックします。
3．書類が複数ある場合は、すべての書類を確認します。