ジンジャー人事労務をご契約のお客さまのみ使用できます
ジンジャーに未登録の従業員に、メールで入社処理を依頼する方法をご案内します。
入社処理を依頼する前に
従業員へ入社処理を依頼する前に下記の設定を完了させる必要があります。
ポン
・カスタム項目にて作成した内容も、入社処理フォーマットへ反映できます。
操作可能な権限
以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・システム管理者権限
・人事管理者権限
・人事労務＞［入社処理］タブ＞入社処理依頼
依頼の作成方法
1．［入社処理］をクリックします。
2．入社処理にて、［作成］をクリックします。
3．STEP1（詳細設定）にて、項目を設定し、［次へ］をクリックします。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
依頼件名 |
50文字以内で入力します。 |
期限日 |
「yyyy/mm/dd」形式で設定します。 ※操作日より前の日付は設定できません。 |
フォーマット |
フォーマットを選択します。 マイナンバー情報の項目が含まれている場合、「マイナンバーの項目を含むフォーマットです。」と表示されます。 ※フォーマットは事前に作成が必要です。 |
入社処理対象者 |
本操作では、「未登録の従業員」を選択します。 |
反映方法 |
反映方法を選択します。
|
4．STEP2（対象従業員選択）にて、［CSVダウンロード］をクリックし、ファイルを保存します。
5．CSVに回答する従業員の情報を入力し、上書き保存します。
6．ファイルを選択にて、CSVをアップロードします。
7．［次へ］をクリックします。
8．STEP3（通知設定）にて、項目を設定し、［次へ］をクリックします。
「通知セット」を選択すると、あらかじめ設定されたメールテンプレートや通知先が自動で反映されます。
反映された内容は、今回の依頼に対してのみ編集できます。
※編集した内容は、元の通知セット設定には保存されません。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 使用する通知セット | 対象の通知セットを選択します。 通知セットは事前に作成が必要です。 選択した通知セットに基づき、各項目に内容が反映されます。 |
| 従業員への回答依頼 | 従業員へ回答を依頼するメールのテンプレートを選択します。 |
| 回答完了通知 | 従業員が回答を完了した際、管理者に通知するかどうかを選択します。 通知する場合は通知先（ロール/所属グループ/氏名）を選択します。 |
| 差し戻しによる回答依頼 | 管理者が回答を差し戻した際、従業員へ通知するメールテンプレートを選択します。 ※反映方法が「即時反映」の場合は表示されません。 |
| 従業員への確認完了通知 | 管理者が内容を確認完了した際に、従業員へ通知するかどうかを選択します。 通知する場合はメールテンプレートを選択します。 ※反映方法が「即時反映」の場合は表示されません。 |
| 管理者への確認完了通知 | 依頼に含まれる全従業員の管理者確認が完了した際に、管理者に通知するかどうかを選択します。 ※反映方法が「即時反映」の場合は表示されません。 |
9．STEP4（内容確認）にて、［作成］をクリックします。
10．確認画面にて、［作成］をクリックします。
ステータスが「未送信」の依頼が作成されます。
依頼の送信方法
注意
依頼を作成しただけでは従業員に通知されません。
以下の手順で依頼を送信してください。
1．入社処理＞入社処理にて、対象依頼の［詳細］をクリックします。
2．［未送信］タブに移動し、送信対象者にチェックを入れ、［一括送信］をクリックします。
対象従業員のアクションにある［送信］をクリックすると、個別でも依頼を送信できます。
注意
入社処理依頼メールに記載のURLに有効期限はありません。